Cada setor possui gargalos, mas na área da saúde eles pesam muito mais. O desperdício não está apenas na falta de materiais, ele pode aparecer em muitos pacientes esperando para serem atendidos, equipes sobrecarregadas, solicitações perdidas, deslocamentos desnecessários, retrabalho e falta de visibilidade da operação.

A metodologia Lean é uma abordagem que busca reduzir desperdícios, utilizar o mínimo de recursos e aproveitar o potencial máximo da equipe, sem comprometer a qualidade da entrega final. Com essa filosofia, é possível aumentar a produtividade, engajamento da equipe e satisfação do cliente.

Inspirada no Sistema Toyota de Produção (TPS), nascida dentro do setor automobilístico, a metodologia Lean pode ser aplicada em diversos setores como tecnologia, manufatura, indústria e administração. Entretanto, é destaque na saúde, reduzindo erros, tempo de espera, garantindo segurança do paciente e otimizando a jornada hospitalar.

Neste artigo, entenda o que é Lean Healthcare, sua aplicação na gestão hospitalar e como suas ferramentas podem reduzir desperdícios e aumentar a eficiência operacional. Boa leitura!



O que é metodologia Lean? E o Lean Healthcare?

Lean é uma filosofia de gestão inspirada nas práticas do Sistema Toyota de Produção, buscando ter o mínimo de custos e desperdícios, aperfeiçoando a entrega e aumentando o desempenho e engajamento do time.

O termo Lean se popularizou nos anos 90, por ter sido utilizado no livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, um extenso estudo realizado por pesquisadores do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT), que comparava os três grandes modelos de produção, dentre eles o Sistema TPS. A empresa automobilística era capaz de ser extremamente produtiva com baixo custo, volume e investimento, entregando elevados padrões de qualidade.

Já o Lean Healthcare (saúde enxuta) é uma adaptação da filosofia voltada para a gestão hospitalar, com o objetivo de tornar todas as etapas que um paciente passa durante o fluxo hospitalar mais ágeis e eficientes.

Um dos exemplos mais famosos do Lean Healthcare é a ThedaCare, sistema de saúde comunitário americano que adotou a metodologia em 2003. Na época, a rede possuía cerca de 5 hospitais e 27 clínicas espalhadas por Wisconsin, com a aplicação da abordagem conseguiu aprimorar a jornada do paciente, diminuir custos e otimizar a assistência médica. Os dados apenas comprovam o sucesso da metodologia, somente o departamento de radioncologia teve:

No Brasil a metodologia chegou em 2007, com o Hospital São Camilo e o Instituto de Oncologia do Vale da Paraíba. Entretanto, em 2018, o Ministério da Saúde criou o Lean nas Emergências, desenvolvido pelo Programa de Apoio ao Desenvolvimento Institucional do SUS - Proadi/SUS, em parceria com o Hospital Sírio-Libanês. Logo após sua criação, em 2019, foram celebrados:

Ao longo dos anos, a iniciativa colecionou diversos resultados positivos, como os mencionados anteriormente. Atualmente, o Lean nas Emergências segue em andamento e já ajudou cerca de 8 mil vidas.  


Por que a metodologia Lean é útil na saúde?

Apesar do Lean tradicional e o Lean Healthcare terem como objetivo eliminar desperdícios e tornar o fluxo de trabalho eficiente, ambos lidam com contextos totalmente diferentes. Enquanto na indústria as etapas são repetitivas e os produtos seguem um padrão, na saúde cada paciente possui sua particularidade, quadro, atendimento e necessidade diferente e é exatamente por ser uma operação tão complexa que o Lean Healthcare é extremamente útil na área.

Com a aplicação do Lean Healthcare, princípios e ferramentas é possível reduzir ou até eliminar os principais gargalos da gestão hospitalar, como tempo de espera, excesso de movimentação, erros, retrabalhos, uso desnecessário de recursos e equipamentos.

A área da saúde é constantemente afetada por altos custos, falta de profissionais qualificados e demandas cada vez mais exigentes, a abordagem Lean permite que hospitais e clínicas funcionem de forma eficiente, sem sobrecarga, evitando que uma jornada que já é complexa fique mais complicada ainda. O Lean Healthcare permite que a operação hospitalar seja mais enxuta e confiável.


Princípios do Lean Healthcare

Assim como a filosofia Lean, o Lean Healthcare tem seus princípios. Para uma aplicação bem-sucedida da abordagem é preciso:

→ Definir valor

Valor, no Lean Healthcare, é o que realmente melhora o atendimento, segurança, experiência e resultado do paciente. Isso significa analisar se as atividades realizadas no ambiente hospitalar melhoram os cuidados com o paciente, reduzem custos e contribuem para o paciente ter tratamento de qualidade, caso contrário, essa atividade representa um desperdício ou uma necessidade de melhoria.

→ Fluxo de valor

O fluxo do valor nada mais é que o conjunto de etapas que são necessárias para entrega de atividades hospitalares, envolvendo a chegada do paciente, triagem, exames, consulta, tratamento e alta. Elas podem ser divididas em três classificações:

  • Atividades que agregam valor
  • Atividades que não agregam valor, mas ainda são necessárias para a jornada da operação
  • Atividades que não agregam valor e são desperdício.

Uma das ferramentas utilizadas é o Mapa do Fluxo de Valor, que permite a visualização de como os processos acontecem, seja o trânsito de pessoas, informações, materiais e decisões. Desta forma, fica mais fácil identificar retrabalhos, deslocamentos desnecessários, falhas na comunicação e outros desperdícios.

→ Fluxo

Diferente do princípio anterior, que busca analisar as atividades realizadas dentro do ambiente hospitalar, o fluxo busca fazer com que as etapas aconteçam sem interrupções, gargalos, atrasos ou desperdícios.

Por exemplo, o setor de cardiologia irá cuidar e buscar otimizar suas tarefas, sem se preocupar com o setor de oncologia. Essa abordagem parece lógica, mas na prática ela gera conflitos no processo. A metodologia Lean busca olhar para a operação como um todo, para que o paciente transite entre as etapas da forma mais fluida possível.

→ Atendimento puxado (pull)

No Lean tradicional, "pull" é o princípio que defende que um serviço só deve ser iniciado se houver demanda. Porém na saúde o número de pacientes é sempre imprevisível, em um dia podem surgir vários mas em outro, poucos. Entretanto, o conceito ainda é importante, porque pode ser adaptado e atuar diretamente no controle de excesso de exames, agendas mal distribuídas, encaminhamentos desnecessários, sobrecarga de setores e uso indevido de recursos/equipamentos.

Para aplicar esse princípio é preciso entender sua demanda e analisar seu volume de atendimentos, horários de pico, históricos, variações sazonais e recursos de acordo com a real necessidade do paciente.

→ Busca contínua por melhoria

Depois de definir o valor, identificar o fluxo e organizar a demanda, é extremamente necessário continuar estudando sua operação, a fim de sempre otimizá-la. A busca contínua por melhoria faz parte da cultura Lean e é um dos seus principais princípios.

Na saúde ela pode ser analisada por meio de indicadores, como tempo de espera, tempo de internação, taxa de retorno, satisfação do cliente, qualidade do atendimento, segurança assistencial e eficiência dos processos.



Quais são as principais ferramentas do Lean Healthcare?

Algumas ferramentas da metodologia Lean são extremamente fundamentais para aplicação bem-sucedida da abordagem, dentre elas:

→ 5S

Os 5S são cinco etapas que garantem organização e limpeza do ambiente de trabalho:

  • Senso de utilização (Seiri)

Na primeira etapa do 5S é preciso analisar a utilidade de materiais ou estágios da operação, para determinar se é necessária, desperdício ou apenas precisa de uma melhoria. Por exemplo, em uma sala clínica é preciso avaliar se todos os itens ali presentes são úteis para o médico ou apenas o atrapalham de alguma forma. Caso seja a segunda opção, é preciso descartá-lo, doá-lo ou transferi-lo para outro setor.

  • Senso de organização (Seiton)

Após analisar e identificar quais objetos são mais utilizados pelo médico, é preciso definir onde eles serão guardados, etiquetá-los e organizá-los conforme a frequência de uso. Por exemplo, itens usados constantemente devem ficar em locais de fácil acesso.

  • Senso de limpeza (Seisou)

A limpeza é um dos fatores mais importantes das cinco etapas e mais que necessária no ambiente hospitalar, afinal qualquer contaminação pode afetar diretamente a vida de um paciente.

Na área da saúde, tudo deve ser monitorado. Muito além de uma limpeza geral, é preciso estabelecer uma rotina de manutenção, a fim de atingir um dos principais objetivos do Lean Healthcare: a segurança do paciente.

  • Senso de padronização (Seiketsu)

Nada muda da noite para o dia, é importante ter isso em mente, principalmente quando há uma mudança no ambiente de trabalho, como a aplicação de uma nova metodologia.

Na rotina hospitalar, enfermeiros e médicos precisam lidar com todo tipo de paciente e situação, portanto, é claro que o ambiente de trabalho precisa estar preparado para isso. Revisar e garantir que o número de materiais, insumos, medicamentos, escalas, limpeza, responsáveis e muito mais, estejam em ordem para que o local funcione normalmente, sem imprevistos, é essencial.

  • Senso de manutenção (Shitsuke)

É essencial estar sempre atento ao desempenho e à jornada do trabalho, para que possíveis gargalos que possam afetar o desempenho da equipe sejam resolvidos rapidamente. Além disso, é necessário que instruções ou até treinamentos sejam realizados com novos colaboradores, para que todos consigam trabalhar em equipe.

→ Gestão visual e Kanban

A gestão visual se baseia em reunir atividades, métricas, medidas e outras etapas da operação em um quadro ou painel digital, permitindo que toda a equipe acompanhe a evolução da operação. Assim, é possível identificar possíveis desperdícios ou gargalos que afetem a jornada.

Já o Kanban é uma ferramenta visual similar e extremamente popular em diversos setores, desenvolvida por Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota.

O quadro Kanban, como ficou conhecido, é organizado em colunas, que contêm as etapas da operação, e cartões que representam as atividades. As atividades circulam entre etapas, conforme sua evolução, deixando a operação mais didática e organizada.

Com o SNDesk a gestão é totalmente visual, permitindo acompanhar o desempenho da equipe, identificar gargalos e utilizar as métricas para tomar as decisões certas. Além disso, é possível utilizar o quadro Kanban para que o fluxo e as etapas da operação sejam organizadas e eficientes. 

→ Diagrama de espaguete

Na saúde, o diagrama de espaguete é aplicado, por exemplo, com uma planta do hospital ou clínica. Desta forma, é possível analisar movimentações dentro do ambiente e até estudar distâncias percorridas por materiais, abrindo a possibilidade de reduzir ou otimizar essas etapas a fim de tornar a jornada de trabalho mais eficiente.

O nome espaguete é devido à representação da movimentação e do percurso por meio de linha.

→ Poka-Yoke

Poka-Yoke é uma ferramenta de gestão de risco, usada para prevenir erros que atrapalham a operação. Normalmente, é dividido em 5 fases:

  • Identificação do problema
  • Análise da origem do problema
  • O que ele pode causar
  • Possíveis soluções
  • Aplicação da solução

Na saúde, a ferramenta pode ser usada para sinalizar a reserva de salas de cirurgias ou uso de materiais. Caso todos os itens não estejam disponíveis, o hospital ou clínica pode cancelar ou barrar o agendamento de um procedimento.


Lean Healthcare + SNDesk

Hospitais e clínicas são ambientes complexos que dependem de muita atenção, afinal trabalham com seres humanos. Depender de planilhas ou outros tipos de documentos soltos não é a melhor opção para aplicação da metodologia Lean Healthcare.

O SNDesk é uma plataforma de gestão que permite total visibilidade e centralização, pois todas as ferramentas estão localizadas no mesmo lugar. Assim é possível aplicar algumas das ferramentas do Lean Healthcare dentro da plataforma do SNDesk.

  • 5S

Uma das cinco etapas é a padronização, para que nenhum item falte ou nenhuma etapa da limpeza hospitalar seja pulada. Já o checklist é uma ferramenta que pode facilitar esse processo.

Com ela é possível criar etapas obrigatórias e personalizadas para cada tipo de atividade. Além de preencher as lacunas obrigatórias, o responsável pela tarefa também pode adicionar imagens com data, hora e localização como evidência.

  • Gestão visual e Kanban

A gestão visual é uma das principais ferramentas da metodologia, com ela toda a equipe consegue estar ciente da situação em que a operação se encontra, o que pode ser melhorado, quais são os gargalos e desperdícios. Com o SNDesk é possível acompanhar as ordens de serviço, os status das tarefas, responsáveis, prazos, tempo médio de atendimento, produtividade e outros dados que são extremamente importantes para monitorar o desempenho da equipe.

O Kanban é uma ferramenta do Lean Healthcare e do SNDesk, a funcionalidade da plataforma é projetada para oferecer visibilidade por meio de uma interface digital e intuitiva.

O quadro Kanban do SNDesk é organizado em colunas e cartões, que representam as etapas e as atividades, ambos personalizáveis. A ferramenta também possibilita anexo de arquivos, interações, agendamento, visualização de histórico, para que nenhuma dúvida ou detalhe passe despercebido.

Algumas ferramentas do Lean Healthcare não podem ser aplicadas diretamente dentro da plataforma, mas podem ser otimizadas por meio do SNDesk:

  • Mapa do Fluxo de Valor (MFV) → apesar de não desenhar o fluxo, o SNDesk oferece dados importantes para a aplicação bem-sucedida dessa ferramenta, como volume de chamados, tempo médio de atendimento, atrasos, chamados abertos e fechados e atividades e prazos.
  • Diagrama Espaguete → com o check-in/out é possível ter acesso a data, horário, localização e histórico de deslocamento. Desta forma é possível identificar movimentações desnecessárias ou repetitivas.
  • Poka-Yoke → dentro desta ferramenta, o SNDesk funciona como uma proteção contra erros, ao oferecer uma interface centralizada que contém dados importantes da operação.


Metodologia Lean na saúde, vale a pena?

Ao longo do artigo ficou claro que uma operação tão complexa como a medicina exige métodos que garantem monitoramento eficiente, para que a operação seja fluida e nenhum gargalo ou desperdício atrapalhe sua execução. 

A metodologia Lean é inspirada nas práticas do Sistema Toyota de Produção e o termo se consolidou nos anos 90, por conta de um estudo realizado por pesquisadores do MIT. 

Ao longo dos anos, a abordagem foi se adaptando e se destacou, principalmente na área da saúde, ficando conhecida como Lean Healthcare. A filosofia, quando voltada à gestão hospitalar, reduz desperdícios e garante que todas as etapas da jornada hospitalar sejam mais eficientes e ágeis.  

Além de ter fornecido bons resultados para a ThedaCare, o Lean Healthcare traz benefícios no mundo todo e pode trazer também para sua operação.

Porém, para aplicar a metodologia, documentos ou planilhas soltas não são a melhor opção. A aplicação bem-sucedida do Lean Healthcare precisa contar com uma interface que centralize suas necessidades. Para isso, escolha o SNDesk, que permite visibilidade e controle operacional, com ferramentas que auxiliam na identificação de gargalos e na eficiência operacional. 

Para saber mais sobre gestão eficiente, clique no link e escolha o SNDesk → https://lp.sndesk.com.br/