Imagine a seguinte situação: está tudo pronto para você iniciar seu dia, mas um problema no portão automático do prédio impede que você tire seu carro da garagem, atrasando o seu dia e de vários moradores. Estressante, certo?

Essa é a importância da manutenção predial, um conjunto de atividades, dentro de áreas como hidráulica, elétrica, climatização, estrutura e acabamento de edificações, que garantem e conservam a eficiência, conforto e segurança.

Por ser um trabalho extremamente técnico, alguns gargalos podem aparecer durante a operação como erros, retrabalhos, custos altos ou desnecessários. É exatamente aí que o checklist se torna uma ferramenta tão essencial para garantir padronização e qualidade nas entregas de serviço.

Neste artigo, entenda o que é checklist, como a ferramenta funciona na manutenção predial e seus benefícios.


O que é checklist?

Checklist nada mais é que uma lista de verificação, com etapas que precisam ser realizadas ou conferidas em uma determinada tarefa. A ferramenta é muito usada para garantir que o serviço seja entregue corretamente e com qualidade. É extremamente popular em diversos setores, desde o serviço técnico ao uso pessoal, por ajudar no controle de demandas e garantir que todas as atividades sejam realizadas conforme o planejado.

Na forma tradicional, o checklist é feito com papel e caneta, porém com o avanço da tecnologia, é possível utilizar a ferramenta digitalmente com interações adicionais dentro da checagem, como anexo de imagens, por exemplo. 


A importância do checklist na manutenção predial

A manutenção predial é um tipo de serviço essencial que não pode falhar. Um simples erro pode causar: incêndios, curtos-circuitos, contaminação da água e diversos outros eventos que podem gerar altos custos ou até provocar tragédias fatais. Então é mais que necessário tomar medidas que garantam que essa operação seja feita corretamente.

Além disso, no Brasil, a manutenção predial é guiada por diversas normas, como a ABNT NBR 5674, que se refere ao sistema de gestão de manutenção, e a NBR 14037 sobre o manual de uso, manutenção e operação. Dessa forma, é ideal manter registros organizados das inspeções, ações realizadas e falhas identificadas, a fim de deixar a operação mais segura, profissional e rastreável.

Segundo dados do IBAPE-SP (Instituto Brasileiro de Avaliações e Perícias de Engenharia), 66% dos acidentes e patologias estruturais nas edificações acontecem devido à falta ou má manutenção preventiva. Devido a dados tão preocupantes como este, o checklist se torna tão essencial na manutenção predial, porque atende os três fatores essenciais:

  • Segurança → permite que os serviços sejam entregues corretamente com qualidade
  • Padronização → faz com que os técnicos sigam o mesmo padrão, sem diferença na performance devido à troca de colaborador
  • Rastreabilidade → registra o que foi feito, quando foi e por quem.

Dessa forma, o checklist garante a segurança da operação e, se necessário, guarda evidências para comprovar que o trabalho foi realizado.


Checklist na manutenção preventiva e corretiva 

Dentro do setor de manutenção predial existem duas categorias famosas: manutenção preventiva e corretiva.

  • Manutenção preventiva é realizada de tempos em tempos para evitar falhas e operações emergenciais, por exemplo: troca de filtros do ar-condicionado, limpar o reservatório de água etc. É aqui que o checklist gera mais economia, já que, uma vez que as etapas são seguidas corretamente, as chances de haver um erro ou acidente diminuem drasticamente. Além disso, o uso de registro de evidência é essencial nessa categoria, pois caso o cliente questione a empresa ela terá provas de que o serviço foi feito.
  • Manutenção corretiva é realizada depois que uma falha já ocorreu, por exemplo: elevador parou, infiltração etc. Mesmo que a operação seja emergencial, o checklist garante que o técnico realize o serviço corretamente. Evidências aqui também têm valor, o cliente passou por uma situação na qual ele não quer que se repita, portanto, ele quer ter certeza de que não vai se repetir e o técnico, por sua vez, tem a comprovação da causa, da solução e a lista de checagem completa, para mostrar que tudo foi realizado devidamente.


Quais são os benefícios do checklist na manutenção predial? 

O checklist traz padronização, segurança, rastreabilidade e reduz erros. Mas na prática os resultados aparecem desta forma:

  • Nenhuma tarefa é esquecida ou refeita por falta de comunicação da equipe
  • Sem preferência por técnicos, a eficiência vira padrão da empresa e não de um colaborador específico
  • Se houver questionamentos sobre a realização do serviço, sua operação conta com fotos, datas e assinatura para comprovar que a manutenção foi realizada
  • Decisões não são mais feitas por achismos, com a operação registrada fica mais fácil identificar quais são os gargalos e como resolvê-los
  • Sua reputação com o cliente muda, pois ele verá que a empresa trabalha com relatórios claros, transmitindo a sensação de cuidado e controle.


Como criar um modelo de checklist para manutenção predial? 

Cada operação possui sua individualidade e metodologia, portanto, para que o checklist atenda sua empresa é preciso:

Mapear as áreas e sistemas do edifício:

Liste todas as manutenções necessárias do prédio: elétrica, hidráulica, climatização, elevadores, áreas comuns e outras estruturas.

Definir as tarefas:

Determine e explique quais são as etapas que devem ser realizadas para que o serviço seja entregue corretamente.

Estabelecer a frequência:

Defina quais checagens devem ser feitas diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente.

Definir tarefas prioritárias:

Determine quais tarefas são essenciais para a segurança e eficiência do edifício, como a manutenção do sistema elétrico por exemplo.

Não ter medo da tecnologia:

Com o checklist digital, fica mais fácil para sua equipe atualizar e acessar os dados, conforme a operação acontece. Além disso, é possível categorizar as tarefas (hidráulica, elétrica, estrutura), visualizar status (feito ou pendente) e realizar observações.

Sempre revisar e atualizar dados:

Após implementar o checklist, não o deixe de lado. Conforme a operação progride, novos equipamentos ou técnicos surgem e é extremamente importante que sua equipe trabalhe conforme a realidade atual da empresa, não com informações de processos que já ficaram para trás.

Para não esquecer as etapas ou para simplesmente reforçar o desempenho do checklist na operação, confira essa tabela:

Como a tecnologia pode auxiliar na aplicação do checklist?

O checklist em papel e caneta oferece uma limitação, uma vez que é preciso ter uma cópia para cada técnico e adaptar manualmente a lista conforme o chamado, sem contar com a possibilidade de perda do checklist ou, ao fim da operação, ser preciso analisar uma pilha de documentos.

Já a planilha, apesar de ser digital, também oferece complicações e gargalos. A planilha fica solta, não possui histórico, data e geolocalização e corre o risco de ninguém atualizá-la. Possivelmente o gestor só irá notar que há um erro quando o cliente reclamar, a partir daí a reputação da marca já está manchada.

Com a tecnologia, diversas funcionalidades foram adicionadas para facilitar a manutenção predial. Além da ferramenta digital a integração em uma plataforma de gestão facilita a checagem e permite o anexo de evidência de serviço.

O SNDesk é uma solução de gestão que oferece total visibilidade da operação, com ordens de serviço digital, gestão de chamados, agendamento e muitas outras ferramentas que tornam o desempenho da manutenção predial eficiente. Com a plataforma, o checklist deixa de ser apenas uma checagem e passa a fazer parte do fluxo de trabalho. Na prática, sua empresa terá acesso:

  • Comprovação de serviço → o checklist guarda evidências completas de cada manutenção, desde foto até data, horário e geolocalização
  • Indicação de checklist realizado dentro da ordem de serviço digital (OS) → após terminar o chamado, dentro da OS irá ficar evidente que o técnico seguiu a checagem estabelecida pela empresa
  • Assinatura digital do cliente → é obtida pelo próprio celular do técnico dentro da OS, fácil e rápido
  • Calendário completo → é possível ter acesso a todos os agendamentos em uma única interface
  • Dashboards → acompanhe o desempenho da sua operação por meio de indicadores como KPIs, volume de chamados, tempo médio de atendimento e produtividade.

Em vez de depender de planilhas soltas, de folhas e da memória do técnico, toda a operação fica registrada em uma única plataforma, com todas as ferramentas para o desempenho eficiente da manutenção predial.


Checklist digital na manutenção predial

A manutenção predial não pode funcionar com erros, retrabalhos ou imprevistos. Afinal, uma simples confusão na operação pode causar incêndios, curtos-circuitos e diversos outros eventos que podem prejudicar outras pessoas e até causar acidentes fatais.

Para não afetar sua empresa, escolha métodos, abordagens e ferramentas que reduzem as chances de acidentes acontecerem. Exatamente por isso, existe o checklist: uma checagem que permite que sua operação ocorra com segurança, profissionalismo e rastreabilidade.

Porém, é importante tirar o checklist do papel. Com a tecnologia, sua empresa irá contar com anexo de evidências, deixando todas as inspeções, ações, falhas técnicas e consertos registrados, um diferencial que evita problemas referentes às normas que guiam a manutenção predial (ABNT NBR 5674 e NBR 14037).

Além do checklist digital, a tecnologia também permite a integração da sua operação a uma plataforma de gestão, possibilitando o acesso a diversas outras ferramentas que tornam a manutenção predial eficiente.

Ao escolher o SNDesk, sua operação fica totalmente visível. Para saber mais sobre gestão eficiente, organizada, sem gargalos, com relatórios e métricas, agende uma demonstração gratuita.